会議の進行役をつとめるときに怖いこと、それは
「意見がでないこと」
でした。そのため、自分で多くを発言して会議を引っ張って行こうとしていました。
この本を読み終えて、会議ってそうじゃないというのを勉強しました。
会議の目的は結論を出すではなく、納得を得ること
これまでは、それっぽい意見を集めて、
「はい、これがこの会議の結論です。みなさん実行に移してください。」
という会議をやっていたような気がします。
これって、会議の進行役がうまくやれば簡単にできますよね。いくつか結論にしたい意見だけを集めて宣言すればよい訳ですから。
でもよく考えると、会議が終わって何かを行動に移してもらうために会議をしているんだから、これでは、行動に移してもらうことにはつながりませんね。
そのためには、参加者全員の納得を得ることが大事だと著者は主張しています。
うーん、限られた時間内だとこれが難しいんですけどねー。
意見は整理するのはなく、参加者に整理させる
「今の意見を整理すると、XXXXX ということですね。」という風に、会議の進行役が意見を整理することってよく見かけますし、自分もよくやっていました。
著者によると、そうではなく、
「みなさん、今出された意見を整理するとどうなりますか？」
と参加者に整理させることがとても大切だそうです。
意見を整理する「なぞ解き」こそが会議の一番の楽しさであって、これを参加者から奪わずに、参加者に行ってもらう呼びかけが大切だといいます。
これって、すごく重要ですね。読んでいて直感でわかりました。
確かに、参加者の意見を議長が整理していると、参加者からは、意見は議長が整理するんでしょ？と主体的にはなりませんよね。
いい意見よりもたくさんの意見を
多くの意見を集めると、それをまとめるのが大変だと思っていました。多くの意見を集めれば集めるほど、相反する意見も出てくるわけで、それをどう処理するのかって難しいですよね。ただし、それだと先にも述べた、会議の一番の目的である「納得する」は達成できそうにないですね。
たくさんの意見を出してもらおうとして次に問題になるのは、あまり発言しない人の発言をどう引き出すか。
これについても、使えそうなテクニックがいくつか紹介されています。
その中でも、私がすぐに使えそうだなと思ったのは
会議の前に参加者が一度は口を開いておく
というものです。これだったら簡単にできそうですし、確かに自分が参加者だとしたら、会議が始まる前に雑談をして口を開いておけば、そのまま会議にもすんなりと入っていけそうですね。
すぐに実践できそうなテクニックが多かったので、明日からの会議で進行役をすることがあったら試してみようと思います。
以上、ありがとうございました！
